E-Mail- Archiving wurde in den letzten 15 Jahren zunehmend beliebter und stellt mittlerweile einen Multi-Milliarden-Dollar-Markt dar. Es hat sich vom wichtigen On-Premises- Produkt für stark reglementierte Branchen zu einem Produkt für einen breiter gefächerten Einsatz in der Cloud entwickelt. Für Unternehmen, die heute neue Archiving-Lösungen ersetzen oder implementieren, gibt es viele Optionen bezüglich Technologie und Produkt.
E-Mail- Archiving ist nicht nur für stark reglementierte Branchen gedacht
E-Mail- Archiving war einst eine Technologie, die nur Unternehmen in stark reglementierten Branchen übernahmen. Als Teil eines breiteren Information Governance Frameworks ermöglicht es diesen Unternehmen, die Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die auf ihre Branche Anwendung finden.
Heutzutage bewegt sich das E-Mail- Archiving in Richtung Mainstream. Unternehmen aller Größen stellen fest, dass die Übernahme ähnlicher Best Practices wie jene der regulierten Unternehmen ihnen dabei hilft, betriebliche Höchstleistungen zu erzielen, was zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann. Zudem erweitert sich das regulatorische Umfeld. Zum Beispiel wirkt sich die Datenschutz-Grundverordnung der EU (GDPR) überall auf alle Unternehmen aus, die personenbezogene Informationen zu EU-Bürgern verarbeiten. Um rechtzeitig auf Anfragen zur Offenlegung von Daten zu reagieren, sind Tools, die über das E-Mail- Archiving zur Verfügung gestellt werden, für alle Unternehmen eine Notwendigkeit.
E-Mail- Archiving reduziert den E-Mail- Management-Aufwand
E-Mail- Archiving bietet Selbstbedienungs-Fähigkeiten nicht nur für die Rechts- und GRC-Teams, sondern für jeden Endnutzer. Dies beseitigt die Last der IT-Helpdesks und E-Mail- Administratoren, Benutzer-Support zu bieten, wodurch sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, während die Benutzer produktiver werden. Helpdesks erhalten keine Anrufe mehr, dass gelöschte E-Mails wiederhergestellt werden sollen, und funktionsbasierte Berechtigungen erlauben es E-Mail- Administratoren, Rechts-, GRC- und Personalwesen-Mitarbeitern auf einfache Weise die richtigen Zugriffsebenen zuzuordnen.
Die Cloud ermöglicht eine breiter gefächerte Implementierung
Damit es zu einer breiter gefächerten Implementierung des E-Mail- Archiving kommt, muss dessen Einsatz und Management einfach und kosteneffizient sein. Dem Analysenunternehmen Gartner zufolge handelt es sich bei 70 % der neuen oder Ersatz-E- Mail-Archiving- Lösungen um Saas. Dies spiegelt den generellen Trend hin zur Cloud wider, um die Komplexität der betrieblichen Abläufe zu reduzieren und geringe Gesamtbetriebskosten zu realisieren.
Der Trend der Migration von E-Mails zur Cloud schreitet rasch fort. Von daher überrascht es kaum, dass sich das E-Mail- Archiv auch in Richtung Cloud bewegt. Sobald die Entscheidung für den Einsatz des cloudbasierten Archiving getroffen ist, besteht die nächste Entscheidung darin, von wem man am besten kaufen sollte.
Die Wahl des richtigen Archiving-Anbieters
Unternehmen, die sich für den Erwerb von E-Mail- Archiving entscheiden, stehen drei Anbieter-Optionen zur Verfügung:
- Ein dedizierter Archiving-Spezialist
- Ein Hosted-E- Mail-Anbieter wie z. B. Microsoft
- Ein Anbieter von E-Mail-Sicherheit und -Management
Dedizierte Archiving-Spezialisten können die richtige Wahl für Unternehmen sein, die nebst E-Mail viele verschiedene Datenarten archivieren möchten, bzw. für Unternehmen, die eine Funktionalität benötigen, die auf eine spezifische vertikale Branche bezogen ist. Hierbei sollte man jedoch Vorsicht walten lassen, da diese spezialisierten Funktionalitäten größtenteils aus Akquisitionen stammen und womöglich nicht vollständig integriert sind, was zu einer Patchwork-Lösung führt, die nicht einfacher zu managen ist als mehrere branchenführende Produkte.
Die meisten Anbieter gehosteter E-Mails bieten außerdem E-Mail- Archiving – nebst E-Mail- Sicherheits-Diensten. Diese konkurrieren mit der letzten Kategorie von E-Mail- Archiving-Anbietern, die in der Regel ihre Existenz als E-Mail- Sicherheits-Anbieter gestartet und dann eine Diversifizierung vorgenommen haben, um eine vollständige E-Mail- Management-Plattform zu bieten.
Unternehmen erzielen wesentliche Vorteile, wenn sie mehrere Dienstleistungen von einem einzigen Anbieter erwerben. Zu den kommerziellen Vorteilen zählen günstige Produktpreise und vereinfachte Beschaffung durch einen einzigen Ansprechpartner für Rechnungen und Vertragsverhandlungen. Zu den technologischen Vorteilen hingegen zählen die Integration von Management-Schnittstellen mit einer zentralen Anlaufstelle für die Bereitstellung von Diensten und Support, was zur schnellen Lösung technischer Probleme führt.
Branche verliert Fokus, E-Mail- Schutz verkümmert
Vor einigen Jahren hat sich die Internet-Bedrohungslandschaft gewandelt, und das Web wurde zum Hauptträger für die Übermittlung von Bedrohungen. Dies führte zur Kommodifizierung des E-Mail- Sicherheitsmarkts, und viele E-Mail- Sicherheitsanbieter waren dazu gezwungen, ihr Portfolio in Richtung einer Reihe paralleler Dienstleistungsbereiche wie z. B. das Archiving zu diversifizieren. Sie stellten schnell fest, dass mit einem Fokus auf das Archiving mehr Geld zu verdienen war und den Kunden für den Umstieg höhere Kosten in Rechnung gestellt werden konnten – im Rahmen von hohen Datenextraktionsgebühren.
Dieser verlagerte Fokus führte dazu, dass das Thema E-Mail- Sicherheit vernachlässigt wurde. Heute, da die Mehrzahl der Bedrohungen sich wieder in den Bereich des E-Mail- Kanals zurück bewegt, bieten viele dieser Dienstleistungen keinen adäquaten Schutz. Der Schutz von Benutzern, Informationen und schließlich des Rufs Ihres Unternehmens und des Aktienpreises sollte höchste Priorität genießen. Es macht wenig Sinn, E-Mails zu archivieren, die Bedrohungen enthalten, was das E-Mail- Sicherheitsproblem verschlimmert.
Die Entscheidung für Cyren
Mit einer einheitlichen Security-Cloud, die täglich über 300 Millionen Transaktionen blockiert, konzentrieren wir uns bei Cyren zunächst auf den Schutz, sind uns jedoch darüber im Klaren, dass unsere Kunden die oben erläuterten Vorteile erhalten möchten. Indem sie das E-Mail- Archiving bei Cyren erwerben, kommen unsere Kunden in den Genuss dieser Vorteile sowie des besten Schutzes – angeboten von Cloud-Security- Experten auf einer einzigen Plattform.
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